Unser Arbeitskreis Archiv hat sich in den letzten Jahren in bewährter Weise zu Archivtagen getroffen, um vor Ort im Staatsarchiv Leipzig Themen zu besprechen und direkt an Beständen zu arbeiten. In diesem Jahr war ein persönliches Treffen pandemiebedingt leider nicht möglich. Um wichtige Themen trotzdem nicht aus den Augen zu verlieren und unsere Arbeit fortsetzen zu können, entschieden wir uns für ein digitales Treffen, welches am 15. April stattfand.
Zunächst tauschten wir uns aus, was im vergangenen Jahr im Arbeitskreis geschafft wurde: Auslagerung und Aussonderung aus dem Buchbestand, Reduzierung des Zeitschriftenzugangs durch Einstellung von Tauschpartnerschaften, Erschließung von Nachlässen, Sichtung von Aktenmaterial, Überprüfung der Verzeichnung in unserer Archivdatenbank FAUST und das Erstellen von Blog-Beiträgen zu zwei Nachlässen aus dem Archiv: dem Nachlass Hermann Heynig und dem Nachlass Manfred Kunath.
Ein Thema, das uns sehr beschäftigt, sind unsere zahlreichen Zeitschriftentitel. Ins AMF-Archiv gelangten sie teils durch Vor- und Nachlässe, teils durch jahrelange Tauschpartnerschaften und füllten so unsere Regale. In den vergangenen Jahren haben Arbeitskreismitglieder den Zeitschriftenbestand an einer Stelle zusammengeführt, erfasst und verzeichnet, so dass wir genau wissen, welche Titel uns vorliegen. Fakt ist aber, dass der Bestand kaum genutzt wird. Zahlreiche Zeitschriften liegen längst in digitaler Form vor und sind problemlos im Internet bzw. in zahlreichen anderen Einrichtungen, wie Bibliotheken, vorhanden und zugänglich. Derzeit prüfen die Arbeitskreismitglieder deshalb auch, welche Zeitschriften sich zur Aussonderung eignen. Dabei geht es nicht in erster Linie um Entsorgung. Auch hier wird überlegt, was mit diesen Zeitschriften passieren soll: Kann man sie den AMF-Mitgliedern anbieten? Oder einer anderen Einrichtung?
Eine zentrale Frage bei unserem Treffen war: Wie geht es weiter mit dem Arbeitskreis Archiv? Torsten Wehlmann hat es in seinem Blogbeitrag bereits angedeutet: die Gründung eines Arbeitskreises Digitalisierung stand im Raum, um die Überführung von Archivmaterial in eine digitale Form voranzutreiben. Nach intensiver Diskussion waren sich doch alle schnell einig, dass es dazu keinen neuen Arbeitskreis braucht.
Die Digitalisierung ist ein wichtiges Aufgabengebiet, welches verstärkt angegangen werden soll und auch muss. Immer wieder stoßen wir im Archiv nämlich auf Aktenmaterial, was kaum noch lesbar ist. Das liegt sehr oft an der schlechten Papierqualität oder daran, dass schlicht die Schreibmaschinenschrift zusehends verblasst. Es geht bei der Digitalisierung keineswegs um die Abschaffung der Papierakten, sondern um Bestandssicherung und um die Verbesserung der Zugänglichkeit unserer Bestände für AMF-Mitglieder und andere interessierte Benutzer, z.B. durch die Schaffung eines digitalen Lesesaals.
Um dem Schwerpunkt Digitalisierung auch in der Benennung unseres Arbeitskreises Rechnung zu tragen, stimmten alle anwesenden AK-Mitglieder für eine Umbenennung. Nachdem auch der Vereinsvorstand dieser zugestimmt hat, heißt unser Arbeitskreis ab sofort AK Digitales Archiv. Die neue Bezeichnung soll keineswegs bedeuten, dass wir unser Archiv komplett in ein digitales Archiv verwandeln möchten. Unsere papiernen Bestände liegen uns nach wie vor sehr am Herzen. Vielmehr möchten wir mit der Umbenennung den anstehenden Prozess verdeutlichen, die vielen Schätze, die bisher einzig im Staatsarchiv Leipzig genutzt werden konnten, zukünftig für unsere Mitglieder ortsunabhängig und ohne den Erhaltungszustand der Archivalien zu gefährden, zugänglich zu machen.
Wir haben uns vorgenommen, alle digitalisierbaren Unterlagen im AMF-Archiv in den nächsten Jahren zu scannen. Das schaffen sechs Leute natürlich nicht allein. Viele helfende Hände der AMF-Mitglieder sind hier gefragt und Unterstützung sehr willkommen. Die Arbeitskreismitglieder wollen die Arbeiten vorbereiten, koordinieren, begleiten und Ansprechpartner sein. Zunächst, und da sind wir bereits dabei, wird anhand von Beispielen der Workflow getestet und Vorgaben für das Digitalisieren festgelegt. Wenn diese Arbeitsschritte erledigt sind, werden wir zur Mitarbeit aufrufen.
Ein weiteres zentrales Thema im Arbeitskreis und im Bereich des AMF-Archivs ist die Verzeichnung unseres Bestandes. Wir wollen die Teilbestände weiter in den Focus rücken und sie bekannter machen. Das war und ist eine große Baustelle, die von personellen und technischen Faktoren abhängig ist. Unsere Online-Datenbank ist nicht unbedingt intuitiv zu bedienen. Bestände werden schlecht oder gar nicht gefunden, weil zum einen die Suchmöglichkeiten kompliziert sind und zum anderen die Erschließung der Bestände oft nicht gut ist. Im Zuge der Digitalisierung bietet sich uns die einmalige Chance, die Bestände während der Bearbeitung tiefer bzw. besser zu erschließen.
Derzeit nutzen wir nicht alle Funktionen unserer Archivsoftware, aber das soll sich ändern. Es haben sich bereits vier Arbeitskreismitglieder bereit erklärt, sich intensiv in das Programm einzuarbeiten und sich dementsprechend auch mit der Bestandsstruktur (Tektonik) zu beschäftigen. Falls jemand unter den Lesenden sich mit FAUST 7 auskennt, wir freuen uns über weitere helfende Hände (auch gern beratend).
Wir freuen uns, dass unser Archiv nach wie vor im Bewusstsein unserer Mitglieder tief verankert ist und hoffen, dass möglichst viele mit uns den aufgezeigten Weg fortsetzen.
